Signa Solution
Site Web : Signasolution.ca
Application : Smart Management – Gestion Intelligente

Dernière mise à jour : 1er septembre 2026

1. Objet et portée de la politique

Signa Solution (« Signa Solution », « nous », « notre » ou « nos ») accorde une grande importance à la protection de la vie privée et des renseignements personnels.

La présente politique décrit nos pratiques concernant la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et la protection des renseignements personnels recueillis notamment par :

• le site Web Signasolution.ca;

• l’application mobile et Web Smart Management – Gestion Intelligente;

• les formulaires électroniques;

• les communications effectuées par l’intermédiaire de nos services;

• les fonctionnalités technologiques associées à nos services.

La présente politique vise notamment les employés, utilisateurs, clients, représentants de clients et autres personnes dont les renseignements personnels peuvent être traités dans le cadre de nos activités.

Signa Solution s’engage à traiter les renseignements personnels conformément aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels.

2. Renseignements personnels que nous recueillons

Les renseignements recueillis dépendent des services et fonctionnalités utilisés.

2.1 Renseignements d’identification et de compte

Nous pouvons recueillir notamment :

• nom et prénom;

• adresse courriel;

• numéro de téléphone;

• poste, fonction ou titre professionnel;

• entreprise, employeur ou organisation associée au compte;

• identifiants et renseignements nécessaires à la gestion du compte.

2.2 Renseignements relatifs au travail et aux affectations

Smart Management – Gestion Intelligente peut traiter notamment :

• les affectations et tâches assignées;

• les lieux de travail;

• les dates et heures des affectations;

• les heures d’arrivée et de départ;

• les heures travaillées;

• les feuilles de temps;

• les rapports liés aux travaux effectués;

• les confirmations de travaux;

• les renseignements nécessaires à la gestion administrative des affectations;

• les signatures de clients ou de représentants autorisés.

2.3 Données de localisation

Certaines fonctionnalités de Smart Management – Gestion Intelligente peuvent utiliser les données de localisation fournies par l’appareil de l’utilisateur.

Ces renseignements peuvent comprendre :

• la position géographique de l’appareil;

• les données GPS associées à une arrivée ou un départ sur un lieu de travail;

• les données nécessaires à la validation de la présence sur un lieu d’affectation;

• les données de déplacement utilisées pour le calcul du kilométrage professionnel.

2.4 Messagerie et communications

Lorsque les fonctionnalités correspondantes sont utilisées, nous pouvons traiter :

• les messages échangés entre employés, gestionnaires et administrateurs;

• les renseignements et documents transmis au moyen des outils de communication de l’application;

• les renseignements nécessaires à la gestion et au suivi des communications professionnelles.

2.5 Renseignements techniques

Nous pouvons également recueillir automatiquement certains renseignements techniques nécessaires au fonctionnement, à la sécurité et à l’amélioration de nos services, notamment :

• type d’appareil;

• système d’exploitation;

• version de l’application;

• type de navigateur;

• adresse IP;

• journaux techniques;

• rapports d’erreurs;

• renseignements relatifs aux connexions et à la sécurité.

3. Moyens utilisés pour recueillir les renseignements

Selon les circonstances, les renseignements personnels peuvent être recueillis :

• directement auprès de l’utilisateur lors de la création ou de la modification de son compte;

• lorsqu’un utilisateur remplit un formulaire;

• lorsqu’un employé effectue une arrivée ou un départ sur un lieu de travail;

• au moyen des fonctionnalités GPS de l’appareil, lorsque celles-ci sont activées et utilisées;

• lors de l’enregistrement d’un déplacement professionnel;

• lorsqu’un utilisateur transmet un message, un rapport ou un document;

• lorsqu’un client ou son représentant signe une confirmation de travail;

• auprès d’un administrateur ou d’un gestionnaire autorisé de l’organisation;

• automatiquement au moyen de certaines fonctionnalités techniques nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du site Web ou de l’application.

Nous limitons la collecte aux renseignements raisonnablement nécessaires aux fins identifiées.

4. Finalités de la collecte et de l’utilisation

Nous pouvons utiliser les renseignements personnels afin de :

• créer et administrer les comptes utilisateurs;

• authentifier les utilisateurs;

• gérer les employés et utilisateurs autorisés;

• gérer les affectations et horaires de travail;

• confirmer les arrivées et départs sur les lieux de travail;

• calculer et valider les heures travaillées;

• produire des feuilles de temps et rapports administratifs;

• assurer le suivi des déplacements professionnels;

• calculer le kilométrage professionnel aux fins administratives ou de remboursement;

• confirmer l’exécution d’un mandat auprès d’un client;

• faciliter les communications entre employés, gestionnaires, administrateurs et, lorsque pertinent, clients;

• assurer le fonctionnement, la maintenance et la sécurité de Smart Management – Gestion Intelligente;

• diagnostiquer et corriger les erreurs techniques;

• prévenir les accès non autorisés, les abus et les incidents de sécurité;

• améliorer nos services;

• répondre aux demandes des utilisateurs;

• assurer la gestion administrative de nos activités;

• respecter nos obligations légales, fiscales, comptables et contractuelles.

Nous n’utilisons pas les renseignements personnels à des fins incompatibles avec celles pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf lorsque la loi le permet ou lorsqu’un nouveau consentement est obtenu lorsque celui-ci est requis.

5. Géolocalisation

Smart Management – Gestion Intelligente comporte des fonctionnalités pouvant permettre de localiser un utilisateur.

La géolocalisation peut notamment être utilisée afin de :

• confirmer une arrivée ou un départ sur un lieu de travail;

• valider la présence associée à une affectation;

• enregistrer certains déplacements professionnels;

• calculer le kilométrage professionnel.

Avant l’utilisation d’une fonctionnalité de localisation, l’utilisateur est informé du recours à cette technologie et des moyens permettant d’activer la fonction concernée.

Lorsque requis, l’accès à la localisation nécessite également l’autorisation de l’utilisateur au moyen des paramètres de son appareil ou du système d’exploitation.

Signa Solution cherche à limiter l’utilisation des données de localisation aux situations nécessaires aux fonctionnalités professionnelles prévues.

La désactivation de l’autorisation de localisation dans les paramètres de l’appareil peut empêcher certaines fonctionnalités de Smart Management – Gestion Intelligente de fonctionner correctement.

Important : l’utilisation de la géolocalisation doit correspondre aux fonctionnalités professionnelles annoncées à l’utilisateur et aux autorisations accordées sur son appareil.

6. Paramètres de confidentialité

Lorsque Smart Management – Gestion Intelligente offre des paramètres de confidentialité assujettis aux exigences applicables, ceux-ci sont configurés par défaut afin d’assurer un niveau élevé de confidentialité, conformément aux exigences légales applicables.

Les fonctions permettant d’identifier, de localiser ou d’effectuer un profilage d’une personne ne sont pas activées par défaut lorsqu’une activation par la personne concernée est exigée par la loi.

7. Communication des renseignements personnels

Signa Solution ne vend ni ne loue les renseignements personnels.

Selon les circonstances et lorsque cela est nécessaire, certains renseignements peuvent être communiqués :

• aux gestionnaires et administrateurs autorisés de l’organisation utilisant Smart Management – Gestion Intelligente;

• aux personnes autorisées qui doivent avoir accès aux renseignements dans l’exercice de leurs fonctions;

• aux clients ou représentants autorisés lorsqu’un renseignement est nécessaire pour confirmer l’exécution d’un mandat ou d’un travail;

• aux fournisseurs technologiques nécessaires à l’hébergement, à la maintenance, aux communications, à la sécurité ou au fonctionnement de nos services;

• aux conseillers professionnels lorsque cela est nécessaire;

• aux autorités publiques lorsque la loi l’exige;

• lorsqu’une communication est autrement permise ou exigée par la loi.

Nous cherchons à limiter la communication aux renseignements nécessaires aux fins concernées.

8. Fournisseurs de services

Signa Solution peut faire appel à des fournisseurs de services pour certaines fonctions technologiques ou administratives, notamment l’hébergement, le stockage de données, les communications électroniques, la maintenance, la sécurité et le soutien technique.

Lorsque des renseignements personnels sont confiés à un fournisseur, Signa Solution prend les mesures appropriées afin que leur traitement soit encadré conformément aux exigences applicables.

Les fournisseurs concernés ne doivent utiliser les renseignements que dans le cadre des services qu’ils fournissent à Signa Solution, sous réserve des obligations légales applicables.

9. Communication ou conservation à l’extérieur du Québec

Certains fournisseurs technologiques peuvent traiter ou conserver des renseignements personnels à l’extérieur du Québec.

Avant de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec ou de confier à une personne ou à une organisation située à l’extérieur du Québec la tâche de recueillir, utiliser, communiquer ou conserver de tels renseignements pour notre compte, Signa Solution applique les mesures requises par la législation applicable.

Lorsque requis, cela comprend notamment une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et la mise en place de mesures contractuelles appropriées.

Une telle communication n’est effectuée que lorsque les exigences légales applicables sont satisfaites.

10. Conservation et destruction

Signa Solution conserve les renseignements personnels uniquement pendant la période nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis, sous réserve des obligations légales, réglementaires, fiscales, comptables, contractuelles ou administratives applicables.

Les périodes de conservation peuvent varier selon la nature des renseignements et leur utilisation.

Lorsque les fins pour lesquelles les renseignements ont été recueillis ou utilisés sont accomplies, les renseignements sont détruits ou anonymisés conformément aux exigences applicables, sous réserve des périodes de conservation imposées par la loi.

La fermeture d’un compte Smart Management – Gestion Intelligente ne signifie donc pas nécessairement que tous les renseignements associés sont immédiatement supprimés.

11. Sécurité des renseignements personnels

Signa Solution applique des mesures administratives, techniques et organisationnelles raisonnables afin de protéger les renseignements personnels contre notamment :

• l’accès non autorisé;

• l’utilisation non autorisée;

• la communication non autorisée;

• la modification;

• la perte;

• le vol;

• la destruction accidentelle ou illicite.

Selon la nature des systèmes concernés, ces mesures peuvent notamment comprendre :

• des communications sécurisées;

• le chiffrement lorsque approprié;

• des mécanismes d’authentification;

• des contrôles d’accès;

• des niveaux d’autorisation basés sur les rôles;

• des journaux techniques et mécanismes de surveillance de sécurité;

• des mesures de protection des infrastructures technologiques.

L’accès aux renseignements personnels est limité aux personnes qui doivent raisonnablement y avoir accès dans le cadre de leurs fonctions.

Aucun système informatique ou moyen de transmission électronique ne permet toutefois de garantir une sécurité absolue.

12. Accès selon les rôles

Smart Management – Gestion Intelligente utilise différents niveaux d’autorisation.

Un employé, un gestionnaire, un administrateur ou un client peut donc avoir accès à des renseignements différents selon son rôle et les besoins liés à ses fonctions.

Les utilisateurs ne doivent accéder qu’aux renseignements nécessaires à l’exercice de leurs responsabilités.

13. Témoins et technologies similaires

Signasolution.ca peut utiliser des témoins (« cookies ») et technologies similaires nécessaires au fonctionnement, à la sécurité ou à l’amélioration du site.

Selon les services technologiques utilisés, certains témoins peuvent également permettre de produire des statistiques concernant l’utilisation du site.

Lorsque le consentement est requis pour l’utilisation de certains témoins ou technologies, des mécanismes appropriés sont mis à la disposition des utilisateurs.

Les paramètres de confidentialité du navigateur peuvent également permettre de contrôler ou supprimer certains témoins.

14. Décisions automatisées et profilage

Lorsque Signa Solution utilise des renseignements personnels afin de rendre une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, la personne concernée en est informée conformément aux exigences légales applicables.

Elle peut notamment obtenir, lorsque la loi le prévoit, des renseignements concernant :

• les renseignements personnels utilisés pour rendre la décision;

• les raisons et principaux facteurs ayant mené à la décision;

• son droit de faire rectifier les renseignements personnels utilisés.

La personne concernée peut également avoir l’occasion de présenter ses observations à une personne en mesure de réviser la décision lorsque la loi le prévoit.

Lorsque Smart Management – Gestion Intelligente utilise une fonctionnalité permettant le profilage au sens de la législation applicable, les utilisateurs sont informés du recours à cette technologie et des moyens permettant d’activer la fonctionnalité concernée.

15. Consentement et retrait du consentement

Lorsque le consentement constitue la base requise pour la collecte, l’utilisation ou la communication d’un renseignement personnel, Signa Solution cherche à obtenir un consentement valide conformément aux exigences applicables.

Une personne peut retirer son consentement dans les circonstances prévues par la loi.

Un retrait peut toutefois limiter ou empêcher l’utilisation de certaines fonctionnalités lorsqu’un renseignement est nécessaire à leur fonctionnement ou à l’exécution d’une obligation applicable.

Pour toute question concernant le retrait d’un consentement, vous pouvez communiquer avec nous à :

vieprivee@signasolution.ca

16. Droits des personnes concernées

Sous réserve des conditions et exceptions prévues par la loi, une personne peut notamment demander :

• l’accès aux renseignements personnels détenus à son sujet;

• la rectification d’un renseignement inexact, incomplet ou équivoque;

• la mise à jour de ses renseignements;

• des renseignements concernant l’utilisation et la communication de ses renseignements personnels;

• le retrait de son consentement lorsque ce droit s’applique;

• la cessation de la diffusion ou la désindexation d’un renseignement lorsque les conditions légales applicables sont satisfaites;

• la communication de certains renseignements personnels informatisés recueillis auprès d’elle dans un format technologique structuré et couramment utilisé.

Dans les circonstances prévues par la loi, une personne peut également demander que ces renseignements informatisés soient communiqués à une personne ou à un organisme autorisé.

Certaines demandes peuvent être refusées ou limitées lorsque la loi l’autorise ou exige la conservation des renseignements concernés.

17. Demande de fermeture d’un compte et suppression des données

Un utilisateur peut demander la fermeture de son compte Smart Management – Gestion Intelligente.

Une demande peut être transmise à l’administrateur de l’organisation concernée ou directement à :

vieprivee@signasolution.ca

Lorsqu’une demande de suppression de renseignements personnels accompagne la fermeture d’un compte, Signa Solution évalue cette demande conformément aux lois applicables.

Certains renseignements peuvent devoir être conservés après la fermeture du compte, notamment lorsqu’ils sont nécessaires afin de respecter une obligation légale, fiscale, comptable, contractuelle ou administrative.

À l’expiration des périodes de conservation applicables, les renseignements sont détruits ou anonymisés conformément aux exigences applicables.

18. Gouvernance des renseignements personnels

Signa Solution maintient des politiques et pratiques encadrant la gouvernance des renseignements personnels qu’elle détient.

Ces mesures concernent notamment :

• les rôles et responsabilités relatifs à la protection des renseignements personnels;

• la collecte et l’utilisation des renseignements;

• les accès aux renseignements;

• leur conservation et leur destruction;

• la sécurité des renseignements;

• la gestion des incidents de confidentialité;

• le traitement des demandes relatives aux renseignements personnels;

• le traitement des plaintes.

Les projets de développement ou de modification de systèmes impliquant des renseignements personnels sont évalués conformément aux exigences applicables en matière de protection de la vie privée.

19. Incidents de confidentialité

Signa Solution applique un processus de gestion des incidents de confidentialité impliquant des renseignements personnels.

Lorsqu’un incident survient, nous prenons les mesures raisonnables afin de réduire les risques de préjudice et d’éviter que des incidents de même nature se reproduisent.

Lorsque l’incident présente un risque de préjudice sérieux et que la loi l’exige, Signa Solution avise les personnes concernées ainsi que les autorités compétentes conformément aux exigences applicables.

20. Protection des renseignements concernant les mineurs

Les services professionnels de Smart Management – Gestion Intelligente ne sont pas destinés aux enfants.

Signa Solution ne cherche pas sciemment à recueillir au moyen de l’application des renseignements personnels auprès d’un mineur de moins de 14 ans sans le consentement requis, sauf dans les circonstances permises par la loi.

21. Responsable de la protection des renseignements personnels

Signa Solution a désigné un Responsable de la protection des renseignements personnels conformément aux exigences applicables.

Toute question concernant la présente politique ou les pratiques de Signa Solution en matière de renseignements personnels peut être adressée à :

Signa Solution
Responsable de la protection des renseignements personnels
Courriel : vieprivee@signasolution.ca

Cette adresse peut également être utilisée pour présenter une demande d’accès, de rectification ou toute autre demande concernant l’exercice de vos droits.

22. Traitement des plaintes

Toute personne qui estime que ses renseignements personnels n’ont pas été traités conformément à la présente politique peut transmettre une plainte au Responsable de la protection des renseignements personnels :

vieprivee@signasolution.ca

La plainte doit idéalement comprendre suffisamment de renseignements pour permettre de comprendre la situation et d’effectuer les vérifications nécessaires.

Signa Solution traite les plaintes de manière confidentielle et prend les mesures appropriées lorsque des correctifs sont nécessaires.

23. Modifications de la politique

Signa Solution peut modifier la présente politique afin de tenir compte notamment :

• de changements à ses pratiques;

• de nouvelles fonctionnalités de Smart Management – Gestion Intelligente;

• de modifications apportées au site Web;

• de changements technologiques;

• de nouvelles exigences légales ou réglementaires.

La version la plus récente est publiée sur Signasolution.ca avec sa date de dernière mise à jour.

Lorsque requis, les personnes concernées seront avisées des modifications apportées à la présente politique.

24. Lois applicables

La présente politique est appliquée conformément aux lois en matière de protection des renseignements personnels applicables aux activités de Signa Solution.

Au Québec, celles-ci comprennent notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

Selon la nature des activités ou des communications de renseignements personnels, d’autres lois canadiennes en matière de protection des renseignements personnels peuvent également s’appliquer.

25. Nous joindre

Pour toute question concernant la présente politique, Smart Management – Gestion Intelligente ou la protection de vos renseignements personnels :

Signa Solution
Responsable de la protection des renseignements personnels
Courriel : vieprivee@signasolution.ca
Site Web : Signasolution.ca

Dernière mise à jour : 1er septembre 2026