Vie privée

Politique de confidentialité

Site Web Signasolution.ca et application Smart Management – Gestion Intelligente

Privacy

Privacy Policy

Signasolution.ca website and Smart Management application

Politique de protection de la vie privée et des renseignements personnels

Signa Solution Site Web : Signasolution.ca Application : Smart Management – Gestion Intelligente

Dernière mise à jour : 1er septembre 2026

1. Objet et portée de la politique

Signa Solution (« Signa Solution », « nous », « notre » ou « nos ») accorde une grande importance à la protection de la vie privée et des renseignements personnels.

La présente politique décrit nos pratiques concernant la collecte, l'utilisation, la communication, la conservation et la protection des renseignements personnels recueillis notamment par :

le site Web Signasolution.ca;
l'application mobile et Web Smart Management – Gestion Intelligente;
les formulaires électroniques;
les communications effectuées par l'intermédiaire de nos services;
les fonctionnalités technologiques associées à nos services.

La présente politique vise notamment les employés, utilisateurs, clients, représentants de clients et autres personnes dont les renseignements personnels peuvent être traités dans le cadre de nos activités.

Signa Solution s'engage à traiter les renseignements personnels conformément aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels.

2. Renseignements personnels que nous recueillons

Les renseignements recueillis dépendent des services et fonctionnalités utilisés.

2.1 Renseignements d'identification et de compte

Nous pouvons recueillir notamment :

nom et prénom;
adresse courriel;
numéro de téléphone;
poste, fonction ou titre professionnel;
entreprise, employeur ou organisation associée au compte;
identifiants et renseignements nécessaires à la gestion du compte.

2.2 Renseignements relatifs au travail et aux affectations

Smart Management – Gestion Intelligente peut traiter notamment :

les affectations et tâches assignées;
les lieux de travail;
les dates et heures des affectations;
les heures d'arrivée et de départ;
les heures travaillées;
les feuilles de temps;
les rapports liés aux travaux effectués;
les confirmations de travaux;
les renseignements nécessaires à la gestion administrative des affectations;
les signatures de clients ou de représentants autorisés.

2.3 Données de localisation

Certaines fonctionnalités de Smart Management – Gestion Intelligente peuvent utiliser les données de localisation fournies par l'appareil de l'utilisateur.

Ces renseignements peuvent comprendre :

la position géographique de l'appareil;
les données GPS associées à une arrivée ou un départ sur un lieu de travail;
les données nécessaires à la validation de la présence sur un lieu d'affectation;
les données de déplacement utilisées pour le calcul du kilométrage professionnel.

2.4 Messagerie et communications

Lorsque les fonctionnalités correspondantes sont utilisées, nous pouvons traiter :

les messages échangés entre employés, gestionnaires et administrateurs;
les renseignements et documents transmis au moyen des outils de communication de l'application;
les renseignements nécessaires à la gestion et au suivi des communications professionnelles.

2.5 Renseignements techniques

Nous pouvons également recueillir automatiquement certains renseignements techniques nécessaires au fonctionnement, à la sécurité et à l'amélioration de nos services, notamment :

type d'appareil;
système d'exploitation;
version de l'application;
type de navigateur;
adresse IP;
journaux techniques;
rapports d'erreurs;
renseignements relatifs aux connexions et à la sécurité.

3. Moyens utilisés pour recueillir les renseignements

Selon les circonstances, les renseignements personnels peuvent être recueillis :

directement auprès de l'utilisateur lors de la création ou de la modification de son compte;
lorsqu'un utilisateur remplit un formulaire;
lorsqu'un employé effectue une arrivée ou un départ sur un lieu de travail;
au moyen des fonctionnalités GPS de l'appareil, lorsque celles-ci sont activées et utilisées;
lors de l'enregistrement d'un déplacement professionnel;
lorsqu'un utilisateur transmet un message, un rapport ou un document;
lorsqu'un client ou son représentant signe une confirmation de travail;
auprès d'un administrateur ou d'un gestionnaire autorisé de l'organisation;
automatiquement au moyen de certaines fonctionnalités techniques nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du site Web ou de l'application.

Nous limitons la collecte aux renseignements raisonnablement nécessaires aux fins identifiées.

4. Finalités de la collecte et de l'utilisation

Nous pouvons utiliser les renseignements personnels afin de :

créer et administrer les comptes utilisateurs;
authentifier les utilisateurs;
gérer les employés et utilisateurs autorisés;
gérer les affectations et horaires de travail;
confirmer les arrivées et départs sur les lieux de travail;
calculer et valider les heures travaillées;
produire des feuilles de temps et rapports administratifs;
assurer le suivi des déplacements professionnels;
calculer le kilométrage professionnel aux fins administratives ou de remboursement;
confirmer l'exécution d'un mandat auprès d'un client;
faciliter les communications entre employés, gestionnaires, administrateurs et, lorsque pertinent, clients;
assurer le fonctionnement, la maintenance et la sécurité de Smart Management – Gestion Intelligente;
diagnostiquer et corriger les erreurs techniques;
prévenir les accès non autorisés, les abus et les incidents de sécurité;
améliorer nos services;
répondre aux demandes des utilisateurs;
assurer la gestion administrative de nos activités;
respecter nos obligations légales, fiscales, comptables et contractuelles.

Nous n'utilisons pas les renseignements personnels à des fins incompatibles avec celles pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf lorsque la loi le permet ou lorsqu'un nouveau consentement est obtenu lorsque celui-ci est requis.

5. Géolocalisation

Smart Management – Gestion Intelligente comporte des fonctionnalités pouvant permettre de localiser un utilisateur.

La géolocalisation peut notamment être utilisée afin de :

confirmer une arrivée ou un départ sur un lieu de travail;
valider la présence associée à une affectation;
enregistrer certains déplacements professionnels;
calculer le kilométrage professionnel.

Avant l'utilisation d'une fonctionnalité de localisation, l'utilisateur est informé du recours à cette technologie et des moyens permettant d'activer la fonction concernée.

Lorsque requis, l'accès à la localisation nécessite également l'autorisation de l'utilisateur au moyen des paramètres de son appareil ou du système d'exploitation.

Signa Solution cherche à limiter l'utilisation des données de localisation aux situations nécessaires aux fonctionnalités professionnelles prévues.

La désactivation de l'autorisation de localisation dans les paramètres de l'appareil peut empêcher certaines fonctionnalités de Smart Management – Gestion Intelligente de fonctionner correctement.

Important : l'utilisation de la géolocalisation doit correspondre aux fonctionnalités professionnelles annoncées à l'utilisateur et aux autorisations accordées sur son appareil.

6. Paramètres de confidentialité

Lorsque Smart Management – Gestion Intelligente offre des paramètres de confidentialité assujettis aux exigences applicables, ceux-ci sont configurés par défaut afin d'assurer un niveau élevé de confidentialité, conformément aux exigences légales applicables.

Les fonctions permettant d'identifier, de localiser ou d'effectuer un profilage d'une personne ne sont pas activées par défaut lorsqu'une activation par la personne concernée est exigée par la loi.

7. Communication des renseignements personnels

Signa Solution ne vend ni ne loue les renseignements personnels.

Selon les circonstances et lorsque cela est nécessaire, certains renseignements peuvent être communiqués :

aux gestionnaires et administrateurs autorisés de l'organisation utilisant Smart Management – Gestion Intelligente;
aux personnes autorisées qui doivent avoir accès aux renseignements dans l'exercice de leurs fonctions;
aux clients ou représentants autorisés lorsqu'un renseignement est nécessaire pour confirmer l'exécution d'un mandat ou d'un travail;
aux fournisseurs technologiques nécessaires à l'hébergement, à la maintenance, aux communications, à la sécurité ou au fonctionnement de nos services;
aux conseillers professionnels lorsque cela est nécessaire;
aux autorités publiques lorsque la loi l'exige;
lorsqu'une communication est autrement permise ou exigée par la loi.

Nous cherchons à limiter la communication aux renseignements nécessaires aux fins concernées.

8. Fournisseurs de services

Signa Solution peut faire appel à des fournisseurs de services pour certaines fonctions technologiques ou administratives, notamment l'hébergement, le stockage de données, les communications électroniques, la maintenance, la sécurité et le soutien technique.

Lorsque des renseignements personnels sont confiés à un fournisseur, Signa Solution prend les mesures appropriées afin que leur traitement soit encadré conformément aux exigences applicables.

Les fournisseurs concernés ne doivent utiliser les renseignements que dans le cadre des services qu'ils fournissent à Signa Solution, sous réserve des obligations légales applicables.

9. Communication ou conservation à l'extérieur du Québec

Certains fournisseurs technologiques peuvent traiter ou conserver des renseignements personnels à l'extérieur du Québec.

Avant de communiquer des renseignements personnels à l'extérieur du Québec ou de confier à une personne ou à une organisation située à l'extérieur du Québec la tâche de recueillir, utiliser, communiquer ou conserver de tels renseignements pour notre compte, Signa Solution applique les mesures requises par la législation applicable.

Lorsque requis, cela comprend notamment une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et la mise en place de mesures contractuelles appropriées.

Une telle communication n'est effectuée que lorsque les exigences légales applicables sont satisfaites.

10. Conservation et destruction

Signa Solution conserve les renseignements personnels uniquement pendant la période nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis, sous réserve des obligations légales, réglementaires, fiscales, comptables, contractuelles ou administratives applicables.

Les périodes de conservation peuvent varier selon la nature des renseignements et leur utilisation.

Lorsque les fins pour lesquelles les renseignements ont été recueillis ou utilisés sont accomplies, les renseignements sont détruits ou anonymisés conformément aux exigences applicables, sous réserve des périodes de conservation imposées par la loi.

La fermeture d'un compte Smart Management – Gestion Intelligente ne signifie donc pas nécessairement que tous les renseignements associés sont immédiatement supprimés.

11. Sécurité des renseignements personnels

Signa Solution applique des mesures administratives, techniques et organisationnelles raisonnables afin de protéger les renseignements personnels contre notamment :

l'accès non autorisé;
l'utilisation non autorisée;
la communication non autorisée;
la modification;
la perte;
le vol;
la destruction accidentelle ou illicite.

Selon la nature des systèmes concernés, ces mesures peuvent notamment comprendre :

des communications sécurisées;
le chiffrement lorsque approprié;
des mécanismes d'authentification;
des contrôles d'accès;
des niveaux d'autorisation basés sur les rôles;
des journaux techniques et mécanismes de surveillance de sécurité;
des mesures de protection des infrastructures technologiques.

L'accès aux renseignements personnels est limité aux personnes qui doivent raisonnablement y avoir accès dans le cadre de leurs fonctions.

Aucun système informatique ou moyen de transmission électronique ne permet toutefois de garantir une sécurité absolue.

12. Accès selon les rôles

Smart Management – Gestion Intelligente utilise différents niveaux d'autorisation.

Un employé, un gestionnaire, un administrateur ou un client peut donc avoir accès à des renseignements différents selon son rôle et les besoins liés à ses fonctions.

Les utilisateurs ne doivent accéder qu'aux renseignements nécessaires à l'exercice de leurs responsabilités.

13. Témoins et technologies similaires

Signasolution.ca peut utiliser des témoins (« cookies ») et technologies similaires nécessaires au fonctionnement, à la sécurité ou à l'amélioration du site.

Selon les services technologiques utilisés, certains témoins peuvent également permettre de produire des statistiques concernant l'utilisation du site.

Lorsque le consentement est requis pour l'utilisation de certains témoins ou technologies, des mécanismes appropriés sont mis à la disposition des utilisateurs.

Les paramètres de confidentialité du navigateur peuvent également permettre de contrôler ou supprimer certains témoins.

14. Décisions automatisées et profilage

Lorsque Signa Solution utilise des renseignements personnels afin de rendre une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, la personne concernée en est informée conformément aux exigences légales applicables.

Elle peut notamment obtenir, lorsque la loi le prévoit, des renseignements concernant :

les renseignements personnels utilisés pour rendre la décision;
les raisons et principaux facteurs ayant mené à la décision;
son droit de faire rectifier les renseignements personnels utilisés.

La personne concernée peut également avoir l'occasion de présenter ses observations à une personne en mesure de réviser la décision lorsque la loi le prévoit.

Lorsque Smart Management – Gestion Intelligente utilise une fonctionnalité permettant le profilage au sens de la législation applicable, les utilisateurs sont informés du recours à cette technologie et des moyens permettant d'activer la fonctionnalité concernée.

15. Consentement et retrait du consentement

Lorsque le consentement constitue la base requise pour la collecte, l'utilisation ou la communication d'un renseignement personnel, Signa Solution cherche à obtenir un consentement valide conformément aux exigences applicables.

Une personne peut retirer son consentement dans les circonstances prévues par la loi.

Un retrait peut toutefois limiter ou empêcher l'utilisation de certaines fonctionnalités lorsqu'un renseignement est nécessaire à leur fonctionnement ou à l'exécution d'une obligation applicable.

Pour toute question concernant le retrait d'un consentement, vous pouvez communiquer avec nous à :

vieprivee@signasolution.ca

16. Droits des personnes concernées

Sous réserve des conditions et exceptions prévues par la loi, une personne peut notamment demander :

l'accès aux renseignements personnels détenus à son sujet;
la rectification d'un renseignement inexact, incomplet ou équivoque;
la mise à jour de ses renseignements;
des renseignements concernant l'utilisation et la communication de ses renseignements personnels;
le retrait de son consentement lorsque ce droit s'applique;
la cessation de la diffusion ou la désindexation d'un renseignement lorsque les conditions légales applicables sont satisfaites;
la communication de certains renseignements personnels informatisés recueillis auprès d'elle dans un format technologique structuré et couramment utilisé.

Dans les circonstances prévues par la loi, une personne peut également demander que ces renseignements informatisés soient communiqués à une personne ou à un organisme autorisé.

Certaines demandes peuvent être refusées ou limitées lorsque la loi l'autorise ou exige la conservation des renseignements concernés.

17. Demande de fermeture d'un compte et suppression des données

Un utilisateur peut demander la fermeture de son compte Smart Management – Gestion Intelligente.

Une demande peut être transmise à l'administrateur de l'organisation concernée ou directement à :

vieprivee@signasolution.ca

Lorsqu'une demande de suppression de renseignements personnels accompagne la fermeture d'un compte, Signa Solution évalue cette demande conformément aux lois applicables.

Certains renseignements peuvent devoir être conservés après la fermeture du compte, notamment lorsqu'ils sont nécessaires afin de respecter une obligation légale, fiscale, comptable, contractuelle ou administrative.

À l'expiration des périodes de conservation applicables, les renseignements sont détruits ou anonymisés conformément aux exigences applicables.

18. Gouvernance des renseignements personnels

Signa Solution maintient des politiques et pratiques encadrant la gouvernance des renseignements personnels qu'elle détient.

Ces mesures concernent notamment :

les rôles et responsabilités relatifs à la protection des renseignements personnels;
la collecte et l'utilisation des renseignements;
les accès aux renseignements;
leur conservation et leur destruction;
la sécurité des renseignements;
la gestion des incidents de confidentialité;
le traitement des demandes relatives aux renseignements personnels;
le traitement des plaintes.

Les projets de développement ou de modification de systèmes impliquant des renseignements personnels sont évalués conformément aux exigences applicables en matière de protection de la vie privée.

19. Incidents de confidentialité

Signa Solution applique un processus de gestion des incidents de confidentialité impliquant des renseignements personnels.

Lorsqu'un incident survient, nous prenons les mesures raisonnables afin de réduire les risques de préjudice et d'éviter que des incidents de même nature se reproduisent.

Lorsque l'incident présente un risque de préjudice sérieux et que la loi l'exige, Signa Solution avise les personnes concernées ainsi que les autorités compétentes conformément aux exigences applicables.

20. Protection des renseignements concernant les mineurs

Les services professionnels de Smart Management – Gestion Intelligente ne sont pas destinés aux enfants.

Signa Solution ne cherche pas sciemment à recueillir au moyen de l'application des renseignements personnels auprès d'un mineur de moins de 14 ans sans le consentement requis, sauf dans les circonstances permises par la loi.

21. Responsable de la protection des renseignements personnels

Signa Solution a désigné un Responsable de la protection des renseignements personnels conformément aux exigences applicables.

Toute question concernant la présente politique ou les pratiques de Signa Solution en matière de renseignements personnels peut être adressée à :

Signa Solution Responsable de la protection des renseignements personnels Courriel : vieprivee@signasolution.ca

Cette adresse peut également être utilisée pour présenter une demande d'accès, de rectification ou toute autre demande concernant l'exercice de vos droits.

22. Traitement des plaintes

Toute personne qui estime que ses renseignements personnels n'ont pas été traités conformément à la présente politique peut transmettre une plainte au Responsable de la protection des renseignements personnels :

vieprivee@signasolution.ca

La plainte doit idéalement comprendre suffisamment de renseignements pour permettre de comprendre la situation et d'effectuer les vérifications nécessaires.

Signa Solution traite les plaintes de manière confidentielle et prend les mesures appropriées lorsque des correctifs sont nécessaires.

23. Modifications de la politique

Signa Solution peut modifier la présente politique afin de tenir compte notamment :

de changements à ses pratiques;
de nouvelles fonctionnalités de Smart Management – Gestion Intelligente;
de modifications apportées au site Web;
de changements technologiques;
de nouvelles exigences légales ou réglementaires.

La version la plus récente est publiée sur Signasolution.ca avec sa date de dernière mise à jour.

Lorsque requis, les personnes concernées seront avisées des modifications apportées à la présente politique.

24. Lois applicables

La présente politique est appliquée conformément aux lois en matière de protection des renseignements personnels applicables aux activités de Signa Solution.

Au Québec, celles-ci comprennent notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

Selon la nature des activités ou des communications de renseignements personnels, d'autres lois canadiennes en matière de protection des renseignements personnels peuvent également s'appliquer.

25. Nous joindre

Pour toute question concernant la présente politique, Smart Management – Gestion Intelligente ou la protection de vos renseignements personnels :

Signa Solution Responsable de la protection des renseignements personnels Courriel : vieprivee@signasolution.ca Site Web : Signasolution.ca

Dernière mise à jour : 1er septembre 2026

Privacy and Personal Information Protection Policy

Signa Solution
Website: Signasolution.ca
Application: Smart Management

Last updated: September 1, 2026

1. Purpose and Scope

Signa Solution (“Signa Solution,” “we,” “our,” or “us”) places great importance on protecting privacy and personal information.

This policy describes our practices concerning the collection, use, disclosure, retention, and protection of personal information collected through:

the Signasolution.ca website;
the Smart Management mobile and web application;
electronic forms;
communications made through our services; and
technology features associated with our services.

This policy applies to employees, users, clients, client representatives, and other individuals whose personal information may be processed in the course of our activities.

Signa Solution is committed to handling personal information in accordance with applicable privacy laws.

2. Personal Information We Collect

The information collected depends on the services and features used.

2.1 Identification and Account Information

We may collect:

first and last name;
email address;
telephone number;
position, role, or job title;
company, employer, or organization associated with the account; and
login credentials and information required to manage the account.

2.2 Work and Assignment Information

Smart Management may process:

assigned duties and tasks;
work locations;
assignment dates and times;
arrival and departure times;
hours worked;
timesheets;
work reports;
work confirmations;
information required for the administrative management of assignments; and
signatures from clients or authorized representatives.

2.3 Location Data

Certain Smart Management features may use location data supplied by the user’s device, including:

the device’s geographic location;
GPS data associated with arrival at or departure from a work location;
data required to validate attendance at an assignment location; and
travel data used to calculate business mileage.

2.4 Messaging and Communications

When the corresponding features are used, we may process:

messages exchanged among employees, managers, and administrators;
information and documents transmitted through the application’s communication tools; and
information required to manage and follow up on business communications.

2.5 Technical Information

We may automatically collect technical information needed to operate, secure, and improve our services, including:

device type;
operating system;
application version;
browser type;
IP address;
technical logs;
error reports; and
connection and security information.

3. How We Collect Information

Depending on the circumstances, personal information may be collected:

directly from a user when an account is created or updated;
when a user completes a form;
when an employee checks in or out at a work location;
through device GPS features when enabled and used;
when business travel is recorded;
when a user sends a message, report, or document;
when a client or representative signs a work confirmation;
from an authorized administrator or manager; and
automatically through technical features needed to operate and secure the website or application.

We limit collection to information reasonably necessary for the identified purposes.

4. Purposes of Collection and Use

We may use personal information to:

create and administer user accounts;
authenticate users;
manage employees and authorized users;
manage work assignments and schedules;
confirm arrival and departure at work locations;
calculate and validate hours worked;
prepare timesheets and administrative reports;
track business travel and calculate business mileage;
confirm completion of client work;
facilitate communications among employees, managers, administrators, and clients where relevant;
operate, maintain, and secure Smart Management;
diagnose and correct technical errors;
prevent unauthorized access, abuse, and security incidents;
improve our services;
respond to user requests;
administer our activities; and
comply with legal, tax, accounting, and contractual obligations.

We do not use personal information for purposes incompatible with those for which it was collected unless permitted by law or new consent is obtained where required.

5. Geolocation

Smart Management includes features that may locate a user. Geolocation may be used to confirm arrival or departure at a work location, validate attendance associated with an assignment, record certain business travel, and calculate business mileage.

Before a location feature is used, the user is informed about the technology and how to enable it. Where required, access also requires authorization through the device or operating-system settings.

Signa Solution seeks to limit location-data use to situations necessary for the stated business features. Disabling location permission may prevent certain Smart Management features from working properly.

Important: Geolocation use must correspond to the business features disclosed to the user and the permissions granted on the user’s device.

6. Privacy Settings

Where Smart Management provides privacy settings subject to applicable requirements, they are configured by default to provide a high level of privacy. Features that identify, locate, or profile an individual are not enabled by default where activation by that individual is required by law.

7. Disclosure of Personal Information

Signa Solution does not sell or rent personal information. Where necessary, information may be disclosed:

to authorized managers and administrators of the organization using Smart Management;
to authorized persons who require access in the performance of their duties;
to clients or authorized representatives when required to confirm completion of work;
to technology providers needed for hosting, maintenance, communications, security, or service operation;
to professional advisers where necessary;
to public authorities where required by law; or
where otherwise permitted or required by law.

We seek to limit disclosure to the information needed for the relevant purpose.

8. Service Providers

Signa Solution may use service providers for technology or administrative functions, including hosting, data storage, electronic communications, maintenance, security, and technical support.

When personal information is entrusted to a provider, Signa Solution takes appropriate measures to ensure it is handled in accordance with applicable requirements. Providers may use the information only to deliver services to Signa Solution, subject to applicable legal obligations.

9. Disclosure or Storage Outside Québec

Certain technology providers may process or store personal information outside Québec. Before such information is disclosed outside Québec, or a person or organization outside Québec is entrusted to collect, use, disclose, or retain it on our behalf, Signa Solution applies the measures required by applicable law.

Where required, these measures include a privacy impact assessment and appropriate contractual safeguards. Disclosure occurs only when applicable legal requirements have been met.

10. Retention and Destruction

Signa Solution retains personal information only as long as necessary for the purposes for which it was collected, subject to applicable legal, regulatory, tax, accounting, contractual, or administrative obligations.

Retention periods vary according to the nature and use of the information. Once the relevant purposes have been fulfilled, information is destroyed or anonymized in accordance with applicable requirements, subject to statutory retention periods.

Closing a Smart Management account therefore does not necessarily result in the immediate deletion of all associated information.

11. Security of Personal Information

Signa Solution applies reasonable administrative, technical, and organizational safeguards to protect personal information against unauthorized access, use, disclosure, or alteration, as well as loss, theft, and accidental or unlawful destruction.

Depending on the systems involved, safeguards may include secure communications, encryption where appropriate, authentication mechanisms, access controls, role-based permissions, technical logs, security monitoring, and infrastructure protections.

Access is limited to persons who reasonably require it in the performance of their duties. However, no information system or electronic transmission method can guarantee absolute security.

12. Role-Based Access

Smart Management uses different authorization levels. Employees, managers, administrators, and clients may therefore access different information according to their role and duties. Users must access only the information required to perform their responsibilities.

13. Cookies and Similar Technologies

Signasolution.ca may use cookies and similar technologies required to operate, secure, or improve the website. Depending on the technology services used, some cookies may also generate website-usage statistics.

Where consent is required, appropriate mechanisms are made available. Browser privacy settings may also allow users to control or delete certain cookies.

14. Automated Decisions and Profiling

Where Signa Solution uses personal information to make a decision based exclusively on automated processing, the individual is informed in accordance with applicable legal requirements.

Where provided by law, the individual may obtain information about the personal information used, the reasons and principal factors leading to the decision, and the right to have the information corrected. The individual may also have an opportunity to submit observations to a person able to review the decision.

Where Smart Management uses profiling technology within the meaning of applicable legislation, users are informed about the technology and how to activate the relevant feature.

15. Consent and Withdrawal of Consent

Where consent is the required basis for collecting, using, or disclosing personal information, Signa Solution seeks to obtain valid consent in accordance with applicable requirements.

An individual may withdraw consent in circumstances provided by law. Withdrawal may limit or prevent the use of features for which the information is required.

Questions concerning withdrawal of consent may be directed to vieprivee@signasolution.ca.

16. Individual Rights

Subject to conditions and exceptions provided by law, an individual may request:

access to personal information held about them;
correction of inaccurate, incomplete, or ambiguous information;
an update to their information;
information about the use and disclosure of their personal information;
withdrawal of consent where applicable;
cessation of dissemination or de-indexing where applicable legal conditions are met; and
communication of certain computerized personal information collected from them in a structured, commonly used technological format.

Where provided by law, an individual may also request that computerized information be communicated to an authorized person or organization. Requests may be refused or limited where permitted by law or where the information must be retained.

17. Account Closure and Data Deletion Requests

A user may request closure of a Smart Management account through the relevant organization’s administrator or at vieprivee@signasolution.ca.

Where an account-closure request includes a request to delete personal information, Signa Solution evaluates it in accordance with applicable law. Certain information may need to be retained to meet legal, tax, accounting, contractual, or administrative obligations. After applicable retention periods expire, information is destroyed or anonymized as required.

18. Personal Information Governance

Signa Solution maintains policies and practices governing the personal information it holds. These measures address:

privacy roles and responsibilities;
collection and use;
access;
retention and destruction;
information security;
privacy incident management;
personal-information requests; and
complaint handling.

Projects involving the development or modification of systems that process personal information are evaluated in accordance with applicable privacy requirements.

19. Privacy Incidents

Signa Solution maintains a process for managing privacy incidents involving personal information. When an incident occurs, we take reasonable measures to reduce the risk of harm and prevent similar incidents from recurring.

Where an incident presents a risk of serious injury and notice is required by law, Signa Solution notifies affected individuals and the appropriate authorities in accordance with applicable requirements.

20. Information About Minors

Smart Management’s professional services are not intended for children. Signa Solution does not knowingly seek to collect personal information through the application from a minor under 14 without the required consent, except where permitted by law.

21. Privacy Officer

Signa Solution has designated a Privacy Officer in accordance with applicable requirements. Questions about this policy or Signa Solution’s privacy practices may be directed to:

Signa Solution
Privacy Officer
Email: vieprivee@signasolution.ca

This address may also be used to submit an access, correction, or other request concerning the exercise of privacy rights.

22. Complaint Handling

An individual who believes their personal information has not been handled in accordance with this policy may submit a complaint to the Privacy Officer at vieprivee@signasolution.ca.

The complaint should include enough information to explain the situation and permit the necessary review. Signa Solution handles complaints confidentially and takes appropriate action where corrective measures are required.

23. Changes to This Policy

Signa Solution may amend this policy to reflect changes in its practices, new Smart Management features, website changes, technological developments, or new legal or regulatory requirements.

The most recent version is published on Signasolution.ca with the date of its latest update. Where required, affected individuals will be notified of changes.

24. Applicable Laws

This policy is applied in accordance with privacy laws applicable to Signa Solution’s activities. In Québec, these include the Act respecting the protection of personal information in the private sector. Depending on the activities or disclosures involved, other Canadian privacy laws may also apply.

25. Contact Us

For questions about this policy, Smart Management, or the protection of your personal information:

Signa Solution
Privacy Officer
Email: vieprivee@signasolution.ca
Website: Signasolution.ca

Last updated: September 1, 2026